Мой опыт организации ивентов — почти 20 лет.
Я проводила мероприятия в Кремле, на Бали, в Сочи, Алуште. От 50 до 2000 человек.
Казалось бы, — что их объединяет?
Для меня ответ очевиден:
— любовь к людям и искренняя забота о них.
Все ключевые ошибки случаются тогда, когда мы забываем, что любой ивент мы делаем для людей. И самое главное, о чём мы должны помнить на каждом этапе создания ивента, — о людях.
Ошибки мы совершаем тогда, когда ленимся проходить путь клиента своими ногами и спрашивать себя:
— мне сейчас понятно/удобно/комфортно?
Я проводила мероприятия в Кремле, на Бали, в Сочи, Алуште. От 50 до 2000 человек.
Казалось бы, — что их объединяет?
Для меня ответ очевиден:
— любовь к людям и искренняя забота о них.
Все ключевые ошибки случаются тогда, когда мы забываем, что любой ивент мы делаем для людей. И самое главное, о чём мы должны помнить на каждом этапе создания ивента, — о людях.
Ошибки мы совершаем тогда, когда ленимся проходить путь клиента своими ногами и спрашивать себя:
— мне сейчас понятно/удобно/комфортно?
Ошибка №1:. Думать, что ивент начинается с вешалки.
Ивент начинается в момент, когда участник подтвердил/оплатил своё участие.
Продумайте путь клиента и коммуникацию на этом пути с первых же секунд.
Какое послание клиент видит на «Thank You Page» после оплаты или регистрации? Какое письмо получает сразу после?
→ Обязательно отправьте письмо с подтверждением участия, в котором поблагодарите за доверие и установите эмоциональный коннект.
Перед ивентом отправьте письмо заботы, в котором будет вся организационная информация.
Продумайте путь клиента и коммуникацию на этом пути с первых же секунд.
Какое послание клиент видит на «Thank You Page» после оплаты или регистрации? Какое письмо получает сразу после?
→ Обязательно отправьте письмо с подтверждением участия, в котором поблагодарите за доверие и установите эмоциональный коннект.
Перед ивентом отправьте письмо заботы, в котором будет вся организационная информация.
Ошибка №2.: Отправить клиенту просто адрес проведения ивента.
Позаботьтесь о клиенте – обязательно составьте маршрут, как добраться на общественном транспорте, на такси и на своей машине.
Да-да, есть разница между вариантами «на такси» и на «своей машине».
Например, парковка может быть не рядом с площадкой проведения, а значит, — это другая гео-локация в Яндекс-Картах и навигация от неё до площадки.
→ Изучите заранее все варианты маршрутов и напишите о них в письме заботы.
При этом помните, что вам уже знаком этот путь, а клиент будет ехать первый раз в эту локацию. И, скорее всего, будет торопиться.
Описывайте маршрут максимально подробно, прикладывайте фото и скриншоты из Яндекс -Карт, на которых отмечены точки, которые вы упоминаете.
Да-да, есть разница между вариантами «на такси» и на «своей машине».
Например, парковка может быть не рядом с площадкой проведения, а значит, — это другая гео-локация в Яндекс-Картах и навигация от неё до площадки.
→ Изучите заранее все варианты маршрутов и напишите о них в письме заботы.
При этом помните, что вам уже знаком этот путь, а клиент будет ехать первый раз в эту локацию. И, скорее всего, будет торопиться.
Описывайте маршрут максимально подробно, прикладывайте фото и скриншоты из Яндекс -Карт, на которых отмечены точки, которые вы упоминаете.
Ошибка №3.: Думать, что клиент сам найдёт дорогу до зала.
Пройдите сами путь клиента. Представьте, что вы только что приехали и не знаете, — куда идти. Что вам поможет быстро найти дорогу?
→ Лёгкие участки — понятные таблички-указатели.
Если текст будет написан с юмором, 100 очков в вашу карму организатора.
Клиенты будут эмоционально вовлекаться уже до того, как попадут на ивент. И даже если на регистрации вдруг что-то пойдёт не так, они простят вам это.
→ Сложные или важные участки — волонтёры, которые рады каждому и показывают дорогу.
→ Лёгкие участки — понятные таблички-указатели.
Если текст будет написан с юмором, 100 очков в вашу карму организатора.
Клиенты будут эмоционально вовлекаться уже до того, как попадут на ивент. И даже если на регистрации вдруг что-то пойдёт не так, они простят вам это.
→ Сложные или важные участки — волонтёры, которые рады каждому и показывают дорогу.
Ошибка №4.: Не проверять списки регистрации и бейджи.
7 раз проверь списки, 1 раз утверди.
И это не шутка.
Задача кажется очень лёгкой — скопировал, вставил, отсортировал по алфавиту. Но именно на этом участке всегда очень много ошибок.
→ Никогда не проверяйте в одиночку, если людей больше 100.
Один член команды читает, второй проверяет.
Особенно списки спикеров и премиум-категорий.
→ Что проверять: все ли участники есть в списках, не допущены ли ошибки и опечатки в имени и фамилии, указана ли категория билета.
→ Почему это важно: человеку важно знать, что его ждут.
Если нет бейджа или ошибка в имени, значит, — он не так важен. Он это даже не осознает и не скажет вам в обратной связи, но почувствует.
→ Заранее продумайте, — кто и где печатает новый бейдж, если вдруг произошла ошибка.
И это не шутка.
Задача кажется очень лёгкой — скопировал, вставил, отсортировал по алфавиту. Но именно на этом участке всегда очень много ошибок.
→ Никогда не проверяйте в одиночку, если людей больше 100.
Один член команды читает, второй проверяет.
Особенно списки спикеров и премиум-категорий.
→ Что проверять: все ли участники есть в списках, не допущены ли ошибки и опечатки в имени и фамилии, указана ли категория билета.
→ Почему это важно: человеку важно знать, что его ждут.
Если нет бейджа или ошибка в имени, значит, — он не так важен. Он это даже не осознает и не скажет вам в обратной связи, но почувствует.
→ Заранее продумайте, — кто и где печатает новый бейдж, если вдруг произошла ошибка.
Ошибка №5.: Не продумывать сценарий.
Сценарий — это не тайминг выступления спикеров и перерывов.
Сценарий должен решать задачи ивента.
Перед тем, как писать сценарий, пропишите задачи ивента и цели участников:
И продумайте, — что именно закрывает каждую задачу.
Сценарий должен решать задачи ивента.
Перед тем, как писать сценарий, пропишите задачи ивента и цели участников:
- Цель ивента?
- Цель участника? Почему он придёт именно к нам?
- Что мы дадим участнику? Что он получит?
И продумайте, — что именно закрывает каждую задачу.
- Как мы дадим пользу?
- Как разбавим пользу эмоциями?
- Какие эмоции и когда должны проживать участники?
- Как помочь перезагрузиться когда устали?
Ошибка №6.: Быть слишком самонадеянным
Даже если вы со всеми договорились и уверены, что всё под контролем, проверьте каждый пункт плана ещё раз.
→ Сделайте чек накануне и чек утром в день ивента.
→ Сделайте чек накануне и чек утром в день ивента.
Что проверять:
- Звук
- Ещё раз звук
- Свет
- Операторы, фотографы, свето- и звуко-режиссёры
- Кейтеринг
- Волонтёры — путь клиента
- Регистрация
- Зал — сцена, рассадка
Ошибка №7.: Экономить на воде
Вы можете экономить на всём, только не на воде.
Даже если у вас бесплатный ивент, вода должна быть доступна.
Лайфхаки:
Даже если у вас бесплатный ивент, вода должна быть доступна.
Лайфхаки:
- Если нет бюджета, попробуйте найти спонсора по бартеру.
- Заказывайте 1,5–2 л на человека в день. Учитывайте погоду.
- Брендируйте воду, если есть возможность. Не просто лого, а прикольная надпись в контексте, над которой посмеются или отметят гениальность.
Ошибка №8.: Не следить за температурой в зале
У вас должен быть человек, который отвечает за климат-контроль.
Лучше холодно, чем жарко.
Когда жарко, люди засыпают и отключаются.
Лучше холодно, чем жарко.
Когда жарко, люди засыпают и отключаются.
Ошибка №9: Не следить за температурой в зале
Нет, вам не показалось.
И да, я всё ещё в своём уме :)
Очень важно замерять температуру вовлечения участников.
Заранее продумать, — когда они могут устать / начать зевать и как вы будете работать с залом.
Продумайте интерактивы в любую свободную минуту: до, после выступлений и в перерывах.
И да, я всё ещё в своём уме :)
Очень важно замерять температуру вовлечения участников.
Заранее продумать, — когда они могут устать / начать зевать и как вы будете работать с залом.
Продумайте интерактивы в любую свободную минуту: до, после выступлений и в перерывах.
Ошибка №10.: Думать, что ивент закончился, когда зал опустел.
Как вы догадались, ивент не заканчивается в момент, когда гости разошлись.
→ Напишите письма заботы клиентам;
→ Соберите обратную связь;
→ Отправьте фотки;
→ Дайте доступ к записям, если обещали;
→ Оставьте повод для следующей коммуникации.
И главное — делайте #полюбви.
Тогда точно получится!
→ Напишите письма заботы клиентам;
→ Соберите обратную связь;
→ Отправьте фотки;
→ Дайте доступ к записям, если обещали;
→ Оставьте повод для следующей коммуникации.
И главное — делайте #полюбви.
Тогда точно получится!