Сейчас в нашем сообществе «МАМАТАЙМ» много форматов мероприятий: лекции, мастер-классы, выездные тренинги, релакс-дни и другие интересные занятия.
Начинали мы с формата «Завтраки для мам» — вдохновляющих встреч с известными мамами города. В непринужденной беседе за завтраком спикер рассказывает свою историю и отвечает на вопросы. Целый год мы проводили встречи только в таком формате, это беспроигрышный вариант.
Почему я рекомендую начать с этого формата?
- Всем интересно познакомиться с известными людьми города. Мама думает: «О, я же подписана на нее в соцсетях». «Я знаю ее, а теперь еще и лично познакомлюсь», — промелькнет у кого-то в голове. «Интересно будет спросить ее о…» — подумает третья.
- Это очень удобно для участниц, потому что можно приходить на завтрак с детьми. Утром не надо переживать, как не пропустить дневной сон, и можно спланировать день. Неформальный разговор позволяет снизить градус серьезности мероприятия. Мама думает: «На такую встречу я могу сходить, так как это не лекция и не тренинг — ничего страшного, если я отвлекусь на ребенка. Я смогу в любой момент включиться в беседу».
- Удобный и выгодный формат для спикера. Всем приятно, когда их персоной интересуются, ставят в пример, хотят спросить совета, познакомиться лично. К тому же это дополнительная реклама. Опытные выступающие знают, как использовать такие встречи в своих интересах, как потенциальных клиентов (участниц завтрака) превратить в реальных, поэтому эксперты с радостью соглашаются принять участие в наших «Завтраках для мам». Плюсом является отсутствие дополнительной подготовки — не нужно готовить ни лекцию, ни презентацию.
- Это самое простое в организации и очень интересное для аудитории событие. Не нужно искать специальную площадку для проведения. Завтраки мы устраиваем в кафе.
Существует ряд обязательных требований к выбору места для встреч, но я пошла по другому пути. Мне очень понравилось одно кафе в нашем городе, однако работало оно с 12:00 и меню завтраков просто не было. Но площадка «запала мне в душу», и я пошла напрямую к руководителю. Рассказала о нашем проекте, подготовила презентацию, обрисовала перспективы, и он согласился сотрудничать. Повара и официанты два раза в неделю выходили на наши мероприятия и работали по специально разработанному для нас меню.
Чек-лист по организации «Завтрака для мам»
Выбор кафе.
Место встречи — это один из самых важных факторов успешности мероприятия. В нем должно быть комфортно, уютно, вкусно и, главное, безопасно.
Критерии выбора кафе:
Встреча с администрацией.
Личное знакомство — это история про ваш личный бренд. Те, кто с вами будет работать, должны понять, КТО стоит за этим делом, КТО отвечает за аудиторию, КТО принимает решения. Важно подготовить презентацию проекта, показать выгоду для партнеров. На встрече следует максимально подробно обговорить условия (предзаказ за день, работа официантов, тайминг мероприятия), возможность начисления бонусов (скидок) на стоимость завтраков, так как это групповой (количество участниц) и постоянный (каждую неделю) формат встреч. Важно договориться о размещении информации о мероприятии в соцсетях кафе, дополнительная реклама не помешает. Согласовать даты и время первого мероприятия и последующих встреч.
Коммуникация со спикером.
Чтобы сотрудничество было эффективным и взаимовыгодным, вам нужно сразу обговорить все подробности. Расскажите об истории, достижениях проекта/сообщества. Опишите формат и продолжительность мероприятия, место проведения и особенности аудитории. Согласуйте тему встречи и тезисы для анонса, утвердите дату и время.
Анонсирование встречи.
Прогрев аудитории лучше начинать за неделю до встречи, чтобы мамы могли спланировать свое время. За 5–7дней до начала публикуются анонсы в соцсетях, предложите новости в профильные и популярные интернет-каналы и группы. Про интересные темы и известных спикеров обязательно напишут. За 2–3 дня до мероприятия через рассылку производится выбор завтрака и сбор предоплаты за участие. У нас всегда была полная предоплата, однако мы даем возможность отменить свое участие за 24 часа до начала встречи с возвратом всей суммы. За день до встречи участницам приходит напоминание: адрес, место, время, контактный телефон организатора.
Найти фотографа.
Все первые встречи фотографами были мамы из нашего сообщества. Они фотографировали наши мероприятия, а мы рекламировали их везде, где только могли: соцсети, чаты, на самом мероприятии.
Администрирование встречи.
Место встречи — это один из самых важных факторов успешности мероприятия. В нем должно быть комфортно, уютно, вкусно и, главное, безопасно.
Критерии выбора кафе:
- близость к центру города и остановкам общественного транспорта;
- наличие игровой зоны, аниматоров, детских стульчиков;
- «доступная среда»: место для колясок, санок, отсутствие лестниц;
- наличие детского меню и меню завтраков.
Встреча с администрацией.
Личное знакомство — это история про ваш личный бренд. Те, кто с вами будет работать, должны понять, КТО стоит за этим делом, КТО отвечает за аудиторию, КТО принимает решения. Важно подготовить презентацию проекта, показать выгоду для партнеров. На встрече следует максимально подробно обговорить условия (предзаказ за день, работа официантов, тайминг мероприятия), возможность начисления бонусов (скидок) на стоимость завтраков, так как это групповой (количество участниц) и постоянный (каждую неделю) формат встреч. Важно договориться о размещении информации о мероприятии в соцсетях кафе, дополнительная реклама не помешает. Согласовать даты и время первого мероприятия и последующих встреч.
Коммуникация со спикером.
Чтобы сотрудничество было эффективным и взаимовыгодным, вам нужно сразу обговорить все подробности. Расскажите об истории, достижениях проекта/сообщества. Опишите формат и продолжительность мероприятия, место проведения и особенности аудитории. Согласуйте тему встречи и тезисы для анонса, утвердите дату и время.
Анонсирование встречи.
Прогрев аудитории лучше начинать за неделю до встречи, чтобы мамы могли спланировать свое время. За 5–7дней до начала публикуются анонсы в соцсетях, предложите новости в профильные и популярные интернет-каналы и группы. Про интересные темы и известных спикеров обязательно напишут. За 2–3 дня до мероприятия через рассылку производится выбор завтрака и сбор предоплаты за участие. У нас всегда была полная предоплата, однако мы даем возможность отменить свое участие за 24 часа до начала встречи с возвратом всей суммы. За день до встречи участницам приходит напоминание: адрес, место, время, контактный телефон организатора.
Найти фотографа.
Все первые встречи фотографами были мамы из нашего сообщества. Они фотографировали наши мероприятия, а мы рекламировали их везде, где только могли: соцсети, чаты, на самом мероприятии.
Администрирование встречи.
5 фишек при администрировании встречи:
- Будьте «своей». Общайтесь с мамой-участницей наравне. Познакомьтесь с ней и с ребенком, спросите, из какого она района, как узнала о проекте, какие вопросы ее волнуют.
- Сделайте атмосферу безопасной. Расскажите участникам о тайминге — начало ровно в 9:00, в 9:30 вам принесут завтрак, в 10:00 перерыв, закончится мероприятие в 11:00. Покажите площадку, где находится игровая зона, туалет. Напомните, что формат общения свободный, можно задавать спикеру любые вопросы в любое время.
- Покажите спикеру вашу вовлеченность. Расскажите участницам о недавнем событии в жизни, о котором гостья писала в соцсетях, поинтересуйтесь деталями. Так она поймет, что она интересна и за ее жизнью наблюдают.
- Начните с личной истории. Пришел врач — расскажите историю про больницу, пришел руководитель детских центров — расскажите, как были там с ребенком и как провели время, пришел психолог — расскажите свою историю и спросите совета.
- Заранее подготовьте пул вопросов. Если участницы будут стесняться, спросите: «Как проходил ваш декрет?», «Как и когда вы нашли свое дело?», «Как проходит ваш день?», «Как вам удается совмещать материнство и работу?», Что хотите пожелать всем мамочкам?».
- Отчет о встрече.
Напишите в социальных сетях сообщества слова благодарности спикеру и участницам, разместите фотоотчет и сразу приглашайте на следующие встречи.
Не забудьте поделиться впечатлениями на своей личной страничке и попросите поделиться эмоциями участниц мероприятия. Если спикер — известная личность и разговор получился эксклюзивным, разошлите пост-релиз в популярные группы города и СМИ.
Удачи в построении сообщества!
Автор статьи: Дарья Антонова, идеолог и основатель сообщества «Маматайм»